لماذا يجب أن يتكيف برنامج الموارد البشرية مع عملياتكم لا العكس

يصل كل مشروع لبرامج الموارد البشرية في المؤسسات الكبيرة إلى اللحظة نفسها. يرسم فريق التنفيذ عملية حقيقية، مثل طريقة اعتماد نقل موظف بين مصنعين، فيكتشف أن النظام ينفذها بطريقة مختلفة. ثم يقول أحدهم الجملة التي تحدد مصير المشروع: "النظام يعمل بهذه الطريقة، وعليكم أن تغيروا عمليتكم".

في بعض الأحيان تكون هذه نصيحة جيدة. فكثير من عمليات الموارد البشرية تحمل سنوات من الاستثناءات المتراكمة التي لم يكن أحد ليصممها عن قصد، والنظام الجديد مناسبة عادلة للتخلص منها. لكن العملية في أحيان كثيرة موجودة لسبب: متطلب قانوني، أو اتفاق مع النقابة، أو هيكل إداري يعكس الطريقة التي تتخذ بها الشركة قراراتها فعلاً. وتطويع هذه الأمور لتناسب الإعدادات الافتراضية لمورد البرمجيات ليس تبسيطاً، بل نقل بطيء للسيطرة التشغيلية من الموارد البشرية إلى الأداة.

يتناول هذا المقال كيفية التمييز بين الحالتين. فهو ينظر في المجالات الأربعة التي يتحدد فيها عادةً مدى ملاءمة العمليات (سلاسل الاعتماد، والهياكل التنظيمية، ونماذج التقييم، وقوالب الخطابات)، ويوضح أين يكون التوحيد صائباً بحق، ويقدم طريقة عملية لاختبار قابلية التهيئة في العرض التجريبي قبل توقيع أي شيء.

من أين تأتي نصيحة "غيّروا عمليتكم"

صُممت المنظومات العالمية في معظمها حول نموذج مرجعي للشركة: كيان قانوني واحد في كل دولة، وتسلسل إداري مسطح، ودورة أداء سنوية بمقياس تقييم واحد، وعدد محدود من قوالب المستندات بالإنجليزية. النموذج ليس خاطئاً، لكنه ببساطة أضيق من المؤسسات التي تشتري البرنامج.

عندما تخرج عملية العميل عن هذا النموذج، يكون أمام المورد خياران. إما أن يكتب كوداً مخصصاً، وهو مكلف ويتعطل عند الترقيات، وإما أن يطلب من العميل التغيير. وطلب التغيير من العميل أرخص للمورد، فيصبح هو النصيحة المعتادة، ويُقدَّم في ثوب "أفضل الممارسات". والسؤال المهم للمشتري ليس ما إذا كانت النصيحة صادقة، بل ما إذا كان النظام يوفر خياراً ثالثاً: تهيئة يقوم بها موظفو الموارد البشرية، من دون كود، وتحافظ على عملية العميل كما هي.

سلاسل الاعتماد: العملية التي تمس الجميع

سلاسل الاعتماد هي أول مكان يجب النظر فيه لأن كل موظف يتعامل معها. طلب إجازة، أو مطالبة بعمل إضافي، أو سلفة على الراتب، أو نقل، أو استقالة: لكل منها مساره الخاص عبر المؤسسة، ونادراً ما تكون المسارات متطابقة. فقد يذهب طلب الإجازة إلى المدير المباشر فقط. وقد تحتاج السلفة إلى رئيس القسم ومراقب مالي. وقد تحتاج الاستقالة إلى إقرار الموارد البشرية قبل أن يتصرف المدير.

في شركة صناعية تصبح السلاسل أكثر تحديداً. فمشرف الوردية يعتمد تصحيحات الحضور لخط إنتاجه لا للخط المجاور. ومدير المصنع يعتمد النقل داخل المصنع، بينما يذهب النقل بين المصانع إلى مدير الموارد البشرية للمجموعة. والطلب الذي يتجاوز مبلغاً معيناً يقفز مستوى إلى الأعلى. وإذا كان النظام لا يدعم سوى "المدير ثم مدير المدير"، فسيتعين فرض هذه القواعد بالبريد الإلكتروني والذاكرة، وهذا بالضبط ما كان البرنامج مصمماً لإزالته.

ما ينبغي البحث عنه هو مصمم سلاسل يعبّر عن التوجيه حسب الوظيفة والدرجة والكيان ونوع الطلب والمبلغ، مع التفويض عند الغياب والتصعيد عند التأخير. في أورجارايز (Orgarise)، تُبنى سلاسل الاعتماد في وحدة الإدارة التنظيمية باستخدام مصمم مدمج، وتعريفات السلسلة نفسها هي التي تحرك الطلبات التي يقدمها الموظفون عبر الخدمة الذاتية، فيكون المسار الذي صممته الموارد البشرية هو المسار الذي يسلكه الطلب فعلاً.

الهياكل التنظيمية: الكيانات والوظائف والدرجات

المجال الثاني هو الهيكل الذي تعمل عليه السلاسل. فالمؤسسات في مصر والخليج تضم عادةً عدة كيانات قانونية، أحياناً في دولتين، لكل منها قواعد رواتب خاصة، إلى جانب هيكل تشغيلي من المصانع والمواقع والأقسام والخطوط لا ينطبق بدقة على الهيكل القانوني. وقد تتبع وظيفة ما مديراً من الناحية التشغيلية ومديراً آخر من ناحية التكلفة. وقد يختلف هيكل الدرجات بين المقر الرئيسي والمصانع.

كثيراً ما تفرض المنصات العامة شجرة واحدة. فكل شيء يتفرع من تسلسل هرمي وحيد، ويُقال للعميل "أبقِ الأمور بسيطة". والنتيجة إما هيكل يرضي الإدارة المالية ويربك المديرين، أو هيكل يرضي المديرين ويحول التقارير المجمعة إلى عمل يدوي في جداول البيانات. اسأل بدلاً من ذلك عما إذا كان النظام يفصل بين الكيانات القانونية والوحدات التنظيمية والوظائف والدرجات، وما إذا كان يمكن للوظيفة أن تحمل أكثر من خط تبعية، وما إذا كان يمكن جدولة إعادة الهيكلة بتاريخ مسبق وتطبيقها تلقائياً بدلاً من إدخالها يدوياً في اليوم نفسه.

شركة جيزة لصناعة الكابلات (Giza Cable Industries)، وهي شركة تصنيع كابلات في الجيزة يعمل بها أكثر من ألف موظف وتدير خطوط إنتاج من الجهد المنخفض إلى الجهد فائق الارتفاع في عدة مصانع، تشغّل الحضور والرواتب وشؤون الموظفين على أورجارايز. وهيكل كهذا لا يعمل إلا عندما تُنمذج المصانع والورديات والوظائف كما هي على أرض الواقع، لأن قواعد الحضور وقواعد الأجور ترتبط بها.

نماذج التقييم وقوالب الخطابات: حيث يكمن حكم الموارد البشرية الخاص

المجالان الثالث والرابع أقل ظهوراً لتقنية المعلومات لكنهما محوريان للموارد البشرية. فنموذج التقييم يجسد ما تعتقده الشركة عن الأداء: أي الكفاءات مهمة، وهل الأهداف موزونة، وهل يُقيَّم عامل المصنع ومدير المبيعات على النموذج نفسه، وهل يسبق التقييم الذاتي تقييم المدير. والقالب العالمي المكون من خمس كفاءات عامة ومقياس من 1 إلى 5 يمحو كل ذلك.

وتحمل قوالب الخطابات الثقل نفسه بطريقة مختلفة. فخطاب الموارد البشرية الموجه إلى بنك أو سفارة أو جهة حكومية في مصر أو السعودية يجب أن يتبع الصياغة واللغة وبيانات التوقيع التي تتوقعها الجهة المستلمة، وشهادة الخبرة يجب أن تعكس ما يتطلبه القانون. وإذا كانت القوالب مكتوبة بشكل ثابت في الكود، أو متاحة بالإنجليزية فقط، فستنتهي الموارد البشرية إلى إعداد الخطابات في معالج نصوص ويتحول النظام إلى أداة للاستعلام فحسب.

الاختبار بسيط. هل يستطيع موظفو الموارد البشرية بناء نموذج تقييم جديد بأقسامهم وأوزانهم ومقاييسهم، وتعيينه لفئة من الموظفين، وتشغيل دورة تقييم، من دون مطور؟ وهل يستطيعون تصميم قالب خطاب ثنائي اللغة يسحب بيانات الموظف ويُطلب ويُسلَّم عبر الخدمة الذاتية؟ في أورجارايز، تتضمن وحدة الأداء منشئ نماذج التقييم ودورات التقييم وخطط التطوير وتخطيط التعاقب الوظيفي، وتُبنى الخطابات والنماذج بأسلوب المصمم نفسه بالعربية والإنجليزية.

أين يكون التوحيد صائباً، وأين لا يكون

لا يعني أي مما سبق أن كل عملية قائمة تستحق البقاء. والقاعدة المفيدة هي الفصل بين ما تقرره العملية وكيفية تنفيذها. فـ"ما" (من يملك الصلاحية، وما تسمح به السياسة، وأي مستند يشترطه القانون) هو شأن الشركة وينبغي الحفاظ عليه في النظام كما هو. أما "كيف" (النماذج الورقية، والتوقيع على ثلاث نسخ، ورسالة بريد إلكتروني إلى الرواتب) فهي عادةً من مخلفات الأدوات القديمة وينبغي توحيدها من دون تردد.

بعض الأمثلة الملموسة. وحّد البيانات التي تُجمع في طلب الإجازة، والرموز المستخدمة لأنواع الغياب، وطريقة تسجيل الاعتماد، لأن هذه تستفيد من التوحيد. ولا توحّد مسار الاعتماد نفسه، لأنه يعكس صلاحية حقيقية. وحّد شكل تقويم دورة التقييم، لا محتوى النموذج المستخدم للفئات الوظيفية المختلفة. وحّد تخزين العقود وحفظها (يشترط قانون العمل المصري رقم 14 لسنة 2025 عقوداً بالعربية من أربع نسخ وحفظ السجلات لخمس سنوات)، لا صياغة الخطابات التي تتوقعها الجهات المختلفة.

القاعدة الثانية: وحّد حيث وحّد القانون أصلاً. فحدود ساعات العمل، وعلاوة العمل الإضافي، وحساب التأمينات الاجتماعية، ومكافأة نهاية الخدمة تحددها اللوائح في مصر والسعودية، والنظام الذي يتعامل معها بشكل صحيح افتراضياً سبب وجيه للتوقف عن صيانة النسخ المحلية منها. فقابلية التهيئة قيّمة لأجزاء الموارد البشرية التي تخصكم فعلاً، لا كوسيلة لإعادة تنفيذ القواعد النظامية يدوياً.

كيف تقيّم قابلية التهيئة في العرض التجريبي

سيقول الموردون دائماً إن نظامهم قابل للتهيئة. وليس للكلمة معنى ثابت، لذا يجب أن يحدد العرض التجريبي ما تعنيه عندهم. أرسل ثلاث عمليات حقيقية مسبقاً، كتابةً: أعقد سلسلة اعتماد لديكم، وهيكلكم التنظيمي بأجزائه الشائكة، ونموذج تقييم واحد وقالب خطاب واحد تستخدمونهما اليوم. واطلب من المورد بناءها في بيئة العرض التجريبي، واسأل من الذي قام بالبناء.

في الجلسة، راقب أربعة أمور. أولاً، هل جرت التهيئة على يد استشاري أمامكم على الشاشة أم على يد مطور خلف الكواليس. ثانياً، هل يمكن إجراء تغيير مباشرة: إضافة مستوى إلى السلسلة، أو إعادة تسمية درجة، أو إضافة قسم موزون إلى النموذج. ثالثاً، هل تُنتج النسخة العربية من التهيئة نفسها أم تُصان بشكل منفصل. رابعاً، ماذا يحدث عند الترقية: هل يصرح المورد بأن العناصر المهيأة تبقى سليمة عند تغيير الإصدار، وهل سيضع ذلك في العقد؟

ثم اسأل عن الملكية بعد التشغيل. من في فريقكم سيتمكن من إجراء التغيير التالي، وكم يستغرق التدريب، وهل يعكس الجدول الزمني للتنفيذ عند المورد التهيئة لا البرمجة. في مشاريع الشركات متوسطة الحجم، يبدأ التشغيل الفعلي لأورجارايز عادةً خلال أسبوعين إلى ستة أسابيع بحسب الوحدات والبيانات، وهذا لا يكون ممكناً إلا عندما تُهيأ الأجزاء الخاصة بالعمليات بدلاً من بنائها برمجياً.

الخلاصة: أحضروا أصعب ثلاث عمليات لديكم إلى العرض التجريبي

السؤال ليس ما إذا كان على برنامج الموارد البشرية أن يتكيف مع عملياتكم أم أنتم معه. بل أي أجزاء من عملياتكم تستحق الحفاظ عليها، وهل يتيح النظام للموارد البشرية الحفاظ عليها من دون كتابة كود. قرروا ذلك قبل العرض التجريبي، وأرسلوا العمليات الثلاث التي تسبب لكم أكبر إحراج، واحكموا على النظام من خلال طريقة تعامله معها. فالمورد الذي يبنيها أمامكم قد أثبت قابلية التهيئة. أما الذي يشرح لكم لماذا لا ينبغي أن تحتاجوا إليها، فقد أخبركم كيف ستبدو السنوات الخمس القادمة.